GAP-Analyse bei der Normumstellung nutzen

Sind sie bei ihrer Recherche zur Normumstellung über den Begriff GAP-Analyse gestolpert? Ich muss gestehen, als ich mich 2015 das erste Mal (damals noch als GF) mit der neuen Version der ISO 9001:2015 beschäftig habe, bin ich auch auf das Angebot der großen Zertifizierer zur GAP-Analyse gestoßen. Meine erste Reaktion war – was ist das denn? Ist das nur Marketing oder stellt es sich als etwas sinnvolles heraus? Hört sich auf jeden Fall erst einmal ziemlich wichtig an. Damit war meine Neugier geweckt – aber irgendwie kam es mir doch bekannt vor. Ich wusste nur nicht, warum. Kannte ich es aus dem Controlling, aus der operativen oder strategischen Planung des Unternehmens? Aus dem Bereich der Entwicklung neuer Produkte? Oder doch aus dem Marketing? Aber auf jeden Fall aus dem Business – Bereich! Da war ich mir sicher.

Wofür steht GAP?

GAP-Analyse – Assoziationen?

Die drei Buchstaben in Verbindung mit Analyse haben bei mir den spontanen Impuls ausgelöst, dass ich mir die Frage stellte, ob es sich um eine Abkürzung handeln kann – also ob jeder Buchstabe für ein Wort steht. Aber gerade in Verbindung mit der ISO 9001 ist mir überhaupt nichts eingefallen. Auch nicht in Verbindung mit einer Umstellung auf etwas Neues. Aber dann, im zweiten Schritt fiel mir auf, dass gap im Englischen Lücke heißt. Und schon war klar. was es bedeuten soll: GAP-Analyse = Lückenanalyse.

Wo sind die Wurzeln der GAP-Analyse zu finden?

Mitdenken

Mir fiel es wieder ein, woher ich den Begriff der GAP-Anaylse kenne! Aus dem Studium – als es um Grundlagen des strategischen Managements ging! Es ist also ursprünglich ein Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre (BWL). Im Manager-Wiki gibt es folgende Definition hierzu: „Die Gap – Analyse ist ein Management-Instrument zur Früherkennung von Schwachstellen. Mit ihrer Hilfe lässt sich feststellen, ob sich die geplanten Unternehmensziele erreichen lassen, wenn das heutige Handeln auf die Zukunft übertragen wird.“ Mit dem Gedanken an operative oder strategische Planungen lag ich also ziemlich dicht an der Quelle des Begriffs. Über den folgenden Link können sie sich über die Controlling – Seite der GAP-Analyse weiterführend informieren: www.controlling-wiki.com/de.

Ist der Einsatz der GAP-Analyse in anderen Bereichen sinnvoll?

Integration

Wenn wir jetzt übergreifend denken und nur die Begrifflichkeit GAP-Anlayse = Lückenanalyse = Soll/Ist-Vergleich verwenden, erscheint es absolut logisch, dieses Instrument auch in anderen Bereichen als dem Business bzw. Management – Controlling anzuwenden. Also immer, wenn geprüft werden muss oder sollte, wie der aktuelle Stand im Verhältnis zum Ziel ist. Wo zu klären ist, ob es eventuell Lücken gibt, die zu schließen sind und dieses durch eine strategische Herangehensweise leichter fällt. Zum Beispiel bei der Umsetzung von Veränderungsprozessen. Das kann im strategischen wie im operativen Bereich, bei der Entwicklung von Umsatz und sogar im Marketing sein. Die Normumstellung auf die ISO 9001:2015 ist genau das – ein Veränderungsprozess. Wo bin ich? Wo will ich hin? Das sind die zwei entscheidenden Fragen, wenn wir uns mit der GAP-Analyse befassen.

GAP-Analyse und die ISO 9001:2015

Verbindungen

Also, wie am Besten vorgehen? Um zu wissen, wo man steht, ist es erst einmal wichtig zu wissen, wo man überhaupt hin will. Was ist das Ziel? Was genau soll am Ende erreicht worden sein? Sie müssen sich somit zu allererst mit der Zieldefinition (ggf. auch mit Zielgrößen) auseinandersetzen um eine Abweichung bestimmen zu können. In Bezug auf die Einführung einer neuen Norm ist es spätestens jetzt an der Zeit, sich über die neuen Inhalte und Grundlagen zu informieren.

Was genau wird dort gefordert?

Dies können sie zum Beispiel durch das Lesen der entsprechenden Norm, die weiterführende Lektüre von Büchern, den Besuch von Weiterbildungsveranstaltungen und selbstverständlich auch durch die Einbeziehung von Beratern erreichen. Nachfolgend können sie sich eine Liste mit Büchern, die ich als sehr praktisch für die Umsetzung im Unternehmen erachte, herunterladen.

Wie sie sinnvoll eine GAP-Analyse erstellen

Checkliste

Wenn sie herausgearbeitet haben, welche Forderungen bestehen, geht es an die Arbeit herauszufinden, was bei ihnen bereits vorhanden ist. Ganz klar definieren, was ist da und was nicht! Nur dann ist es möglich, die GAP-Analyse zu nutzen, damit vorhandene Lücken geschlossen werden können und eine Verbesserung bei identifizierten Abweichungen erreicht wird. Sie sollten strategisch vorgehen und alle Bereiche und Prozesse des Unternehmens unter die Lupe nehmen. Ein Abgleich mit einer Liste auf der die notwendigen Punkte mit den vorhandenen abgeglichen werden, kann ihnen direkt anzeigen, wo Handlungsbedarf besteht.

Um das Instrument der GAP-Analyse im Zusammenhang mit der Umstellung auf die ISO 9001:2015 tatsächlich zielführend nutzen zu können, sind allerdings ein paar grundlegende Dinge zu beachten. Objektivität, Ehrlichkeit und eine positiv ausgerichtete Fehlerkultur sind in diesem Zusammenhang zwingend notwendig. Was meine ich damit?

Objektivität & Ehrlichkeit

Interview

Sie kennen sicher auch die Begriffe Selbst- und Fremdwahrnehmung. Wenn ein Ist-Stand aufgenommenen werden soll, ist es auf jeden Fall hilfreich, eine vom Bereich unabhängige Person damit zu beauftragen! Denn, wer gibt schon gerne zu, dass er bestimmte Dinge nicht hat oder nicht kennt! Diese unabhängige Person kann hier jemand aus einer anderen Abteilung, der QMB oder ein externer Berater oder auch Auditor sein. Um wirklich erkennen zu können, wo Handlungsbedarf besteht, ist unbedingte Objektivität und Ehrlichkeit unabdingbar. Es geht schließlich nicht darum, jemandem nachzuweisen, dass er seine Arbeit nicht richtig macht. Die Anzeige von fehlenden Dingen soll zur Verbesserung und nicht zur Verurteilung der Mitarbeiter führen. Und da schließt sich der Kreis in Bezug auf eine positive Fehlerkultur.

Positive Fehlerkultur

Fehler = Helfer

Ohne eine positive Einstellung zu Fehlern wird es immer schwer fallen, die tatsächliche Situation wirklichkeitsgetreu abzubilden. Aber dies ist zwingend notwendig, da nur dann klar wird, wie weit man noch vom Ziel entfernt ist und welche Schritte zur Zielerreichung eingeplant werden müssen. Wir sind alles Menschen und können somit jederzeit Fehler machen. Aber Fehler können versteckte Schwachstellen aufdecken und sind somit durchaus nützlich! Im Nürnberger Hotel Schindlerhof werden Fehler, bei denen jemand nachgedacht hat und etwas gut machen wollte, was dann aber nicht funktioniert hat, mit Champagner gefeiert. Solche Fehler sind entscheidende Innovationsmotoren für alle Unternehmen! Aber hierfür ist Voraussetzung, dass auch einmal „dumme“ Fehler passieren dürfen und einem nicht sofort der Kopf abgerissen wird. Also seien sie mutig!

Führen sie eine strategisch geplante GAP-Anlayse durch und finden erst die Lücken und dann die Brücken zum Soll-Zustand. Finden sie die Wege und Möglichkeiten, um ihr Ziel zu erreichen und erstellen sie eine Planung für die Zukunft. Strategische oder operative Maßnahmen für das gesamte Unternehmen führen sie zur Entwicklung von Wegen zum Schließen der gefundenen Lücken. Mit der richtigen Strategie haben sie die Möglichkeit, Veränderungen anzustoßen, die zu Verbesserungen in der Zukunft führen werden. Eine übersichtliche Darstellung der geplanten Maßnahmen wird es ihnen erleichtern, dem Management die Notwendigkeit von Veränderungen näher zu bringen. Und noch ein Tipp – beziehen sie nicht nur das Management sondern auch unbedingt die davon betroffenen Mitarbeiter/Personen mit ein. Das ist gleichzeitig Marketing für ihr QM-System in ihrem Unternehmen. Sie werden über den Ideenreichtum erstaunt sein und ganz nebenbei begeisterte und motivierte Mitarbeiter erleben.

Literatur:

Manager Wiki: GAP-Analyse Manager Wiki

Impulse „Auf Fehler stoßen wir mit Champanger an“

https://www.controlling-wiki.com/de/index.php/Gap-Analyse

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