In 5 Schritten Prozesse optimieren

Petra Wagner

Was denken Sie, wenn Sie das Wort Prozessoptimierung hören? Theoretisches Gefasel, das eh nicht umgesetzt werden kann. Prozesse optimieren = Change = nicht schon wieder! Oder verdrehen Sie vielleicht innerlich die Augen? Na, erwischt? Gerade dann sollten Sie jetzt unbedingt weiterlesen!

Oder sind Sie ein Verfechter der Optimierung? Dann sagt Ihnen der Begriff „Kon-tinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP) sicherlich etwas. Nun, dann hilft es Ihnen hoffentlich auch, jetzt weiterzulesen. Ihr Ziel wird es sicher sein, den einen oder anderen Mitarbeiter / Kollegen mit auf Ihre Seite zu ziehen, damit Sie gemeinsam am selben Strang ziehen können.

Definition Prozess

Damit wir eine Sprache sprechen, ist es erst einmal notwendig, zu klären, was unter dem Begriff Prozess eigentlich verstanden wird.Ganz kurz zusammengefasst lässt sich sagen, dass

  • ein Prozess gleichbedeutend mit Ablauf gesetzt werden kann
  • ein Prozess die logische Abfolge von Tätigkeiten ist
  • ein Ergebnis erzielt wird, das Kunden benötigen

Prozesse optimieren – der Nutzen

Was bezwecken wir nun mit der Optimierung von Prozessen? Auch hier geht es recht kurz:

  • zufriedene Kunden
  • somit mehr Gewinn
  • mehr Gewinn führt zu mehr Innovation
  • mehr Innovation führt zu zufriedeneren Kunden
  • das sichert Arbeitsplätze

Ok, Kunden sollen zufrieden sein. Das ist ja sehr schön für die Kunden. Aber was ist mit uns im Unternehmen?

Da sind wir bei der nächsten Definition, die geklärt werden muss. Unter Kunden verstehen wir eben nicht nur die externen Kunden. Wir haben im Unternehmen selbst unzählige Kunden. Ein Kunde der Arbeitsvorbereitung ist zum Beispiel die Produktion. Kunden sind also immer die direkten Empfänger des Ergebnisses einer Tätigkeit.

Was interessiert jeden Mitarbeiter und jeden Kunden? Jeder möchte zur richtigen Zeit mit möglichst geringem Aufwand (Kosten) die Dinge genau so erhalten, wie er sie benötigt bzw. erwartet. Also einfach ausgedrückt: Einhaltung von Qualität, Termin & Kosten

Ziel der Prozessoptimierung sollte es somit sein, Abläufe (und dabei sind nicht nur die Kernprozesse gemeint) so effizient wie möglich zu gestalten. Diese Art von Prozessoptimierung, um die es hier geht, kann natürlich nur bei wiederkehrenden Prozessen erfolgen. Denn nur dann wissen wir genug, um wirklich Verbesserungen anschieben zu können. Nur wenn Arbeitsabläufe mehr als einmal durchgeführt werden, kann man von einem Prozess sprechen. Sonst ist es eher ein Projekt.

Konkrete Ziele von Prozessoptimierung können zum Beispiel sein:

  • Suchaufwand reduzieren
  • Fehlerkosten reduzieren
  • Transparenz schaffen

Was sind nun sinnvolle Schritte in der Prozessoptimierung? Welche Methode empfiehlt sich zur Steigerung der Effizienz?

Die 5 Schritte zur Prozessoptimierung

Bevor wie wild Change Management betrieben wird, sollte erst einmal geklärt werden, wo genau Schwachstellen bestehen. Welche Prozesse haben wir in den einzelnen Abteilungen? Dazu müssen die Mitarbeiter befragt werden – am besten in Teamarbeit. Denn wer weiß es besser als die durchführenden Personen. Welche Tätigkeiten führen sie durch? Welche sind wiederkehrend und wie oft wiederholen sich die einzelnen Schritte? Gibt es Arbeitsschritte, die einfach automatisiert wer-den können? Wo sind die Mitarbeiter besonders genervt?

Der nächste Punkt ist dann die Definition des Soll-Zustandes.

Was genau soll optimiert werden? Soll beispielsweise Zeit eingespart werden? Wenn ja wieviel genau?

Hier benötigen sie vielleicht Methoden aus dem REFA-Bereich. Kennen Sie das Spaghetti-Diagramm? Hierbei werden die Arbeitswege des Mitarbeiters während seiner Tätigkeit genau aufgezeichnet. Wenn das Bild von oben wie ein Spaghettihaufen aussieht, besteht großes Potential der Optimierung. Diese Methode der Prozessanalyse hat schon oft für ganz große Augen gesorgt. Sie zeigt sehr anschaulich, wie viele unnötige Wege gemacht werden.

Spaghetti Diagramm

Oder geht es bei der angestrebten Prozessoptimierung um bessere Kommunika-tion zwischen den einzelnen Personen, Abteilungen oder Bereichen? Oder fehlen immer wieder Informationen, um den eigenen Prozessablauf effizient erledigen zu können?

Sie sollten jedoch bereits jetzt überlegen, wieviel Zeit die Optimierung in Anspruch nehmen könnte. Veränderungen müssen sich lohnen, sonst verlieren Sie den Rückhalt bei den Kollegen. Veränderungen in Unternehmen, auch wenn es Verbesserungen sind und eine ganz tolle Methode genutzt wird, lassen sich nur im Team umsetzen.

Also ganz klar Prioritäten setzen und nicht alles auf einmal anpacken. Stück für Stück – lieber mit kleinen Schritten zum Ziel als mit riesigen Sprüngen zu viel Kraft verbrauchen und scheitern.

Sie haben Ihre Mitarbeiter ins Boot geholt? Prima, dann geht es im ersten Schritt um die Prozessanalyse.

Eine gute Methodik ist, die Prozesse zu visualisieren. Dafür werden häufig spezielle Programme wie Visio genutzt. Diese kosten jedoch relativ viel Geld und können nicht von jedem Mitarbeiter genutzt/bedient werden. Hier bietet es sich eher an, eine einfachere Möglichkeit der Visualisierung zu finden. Word und Excel gehen auch ganz gut und die Programme hat normalerweise jeder Mitarbeiter auf seinem Rechner.

PDCA Zyklus

Sehr gute Erfahrungen habe ich während meiner Beratungen mit dem Programm yEd Graph Editor gemacht. Es ist ein kostenloses Programm, das sehr einfach und intuitiv zu bedienen ist. Schön ist es, wenn die Mitarbeiter die Analyse ihrer Tätigkeiten selbst durchführen und visualisieren können. Und genau dafür ist eine möglichst einfache Methode notwendig.

Welche Arbeitsschritte erfolgen in welcher Reihenfolge? Der Ablauf ist genau zu hinterfragen. Warum werden bestimmte Arbeitsabläufe genau so und nicht anders gemacht? Gibt es noch immer den gleichen Grund und die gleiche Notwendigkeit, es auf diese Weise zu tun? Oder ist das Ergebnis der Tätigkeit noch notwendig? Wer ist der Kunde? Welche Qualität ist nötig und zu welchem Termin wird das Ergebnis gebraucht?

Jede Tätigkeit sollte auf folgende Punkte überprüft werden:

  • Was ist das Ziel / Ergebnis des Prozesses?
  • Wann ist der Termin? Wann wird die Tätigkeit in Bezug auf den Termin durchge-führt?
  • Wer ist der Kunde?
  • Welche Qualität wird benötigt (nicht, was können wir maximal liefern)?
  • Wer führt die Tätigkeit aus? Welche Qualifikation wird benötigt?
  • Welche Dinge / Ressourcen werden dafür benötigt?
  • Wie lange dauert die Tätigkeit?

Wenn der Prozess einmal detailliert aufgenommen worden ist, dann kann später immer wieder geprüft werden, ob der Ablauf für die Aufgabe noch immer optimal ist. Kontinuierlicher Verbesserungs Prozess (KVP) bedeutet, sich immer wieder folgendes zu fragen:

„Tue ich immer noch das Richtige zur richtigen Zeit auf die optimale Art und Weise?“

Im Qualitätsmanagement gibt es gefühlt schon ewig den PDCA-Zyklus. Er beschreibt kurz und knapp genau diese Vorgehensweise.

P = Plan – hier geht es ganz einfach darum, zu planen, was getan werden muss, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

  • Was genau soll erreicht werden?
  • Was und wen benötigen wir dafür?
  • Welche Informationen werden gebraucht und von wem können sie erhalten werden?
  • Welche Lösung erscheint uns am vielver-sprechendsten?
  • Welche Risiken können entstehen?

D = Do – an dieser Stelle wird der Plan in die Tat umgesetzt.

C = Check – das ist die entscheidende Phase für Prozessoptimierung und Verbesserungen. Hier wird geprüft, wie gut der Plan war. Was wurde übersehen oder falsch eingeschätzt? Wo kam das Leben mit seinen un-vorhergesehenen Faktoren mal wieder so richtig zum Zuge? Was ist besonders gut gelaufen und was ist schief gegangen? War der Fehler vermeidbar? Was waren die Ursachen? Und bitte ganz tief graben! Da hilft die 5W-Technik besonders gut. Leicht zum Kernproblem des Fehlers. Was kann in Zukunft getan werden, dass die Fehler in diesem aber auch in neuen Prozessen möglichst vermieden werden?

A = Act – jetzt werden die neuen Erkenntnisse umgesetzt. Wenn keine Probleme entstanden sind, dann bleibt der Prozess natürlich wie am Anfang geplant.

PDCA – ist ein immer wiederkehrender Zyklus. Er bietet die Möglichkeit, das Know-how der Mitarbeiter optimal zu nutzen. Es handelt sich beim PDCA-Zyklus um kein einmaliges Projekt. Er eignet sich für kleinere und große Unternehmen gleicher-maßen. Natürlich steht bei dem Ansatz immer auch die Kundenorientierung mit an oberster Stelle. Prozesse werden schließlich nicht zum Selbstzweck durchgeführt. Am Ende sollte zumindest immer ein Kunde stehen, dem wir uns verpflichtet fühlen.

Wenn etwas an den Prozessen verändert worden ist, dann muss natürlich geprüft werden, ob überhaupt eine Verbesserung eingetreten ist. Manchmal denken wir nur, dass wir etwas optimiert haben. Aber in Wahrheit sind plötzlich andere Prob-leme entstanden. Was könnte eine Verbesserung darstellen und sollten Sie somit unbedingt prüfen?

  • Wurden Schnittstellen reduziert?
  • Können die Mitarbeiter konzentrierter an der Aufgabe arbeiten?
  • Wie lange waren die Bearbeitungszeit und die Durchlaufzeit (hier fließen auch Warte- und Liegezeiten mit ein) vor UND nach der Optimierung?
  • Haben Automatisierungen zur Verkürzung der Zeiten geführt?
  • Wurden doppelte Arbeiten (zum Beispiel durch Übertragung von Daten aus einem System ins andere) reduziert / vermieden? Das kann zum Beispiel durch Programmierung von Schnittstellen erfolgt sein.
  • Wer gibt den Takt vor? Der Kunde oder der Lieferant der Prozessergebnisse? Das Pull-Prinzip (Kunde gibt den Takt vor) verhindert die Überproduktion und somit Verschwendung.
  • Sind die Verantwortlichkeiten klar und werden sie eingehalten? Wer hat die Verantwortung für die Durchführung und wer für das Ergebnis? Wer ist beteiligt und wer muss informiert werden?
  • Sind neue Risiken entstanden?

Das ist ein Punkt, der in fast jeder Methode der Prozessanalyse bzw. Prozessoptimierung vergessen wird. Warum eigentlich? Gerade wenn es uns gelingt, Dinge zu optimieren, weil wir aus Fehlern gelernt haben, dann sollten wir ordentlich feiern. Prozesse zu analysieren und zu entwickeln ist nicht nur für die Unternehmen wichtig. Dadurch kann sich beispielsweise der Stressfaktor für alle Kollegen sehr deutlich reduzieren.

Teamerfolg

Alle kommen nach der Arbeit wesentlich entspannter nach Hause und haben noch Kraft und Energie für die Familie, Freunde, Hobbys und für sich selbst.

Wenn das kein Grund zum Feiern ist, dann weiß ich es auch nicht! Also, ran an die Arbeit! Sie darf Spaß machen!

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