Remote Audit - muss der Auditor überhaupt noch kommen?

Remote Audit – warum es eine Lösung sein kann

In Augenblick steht unser Leben, wie wir es kennen, auf dem Kopf. Im privaten wie auch im betrieblichen Kontext. Viele Dinge müssen überdacht und verändert werden. Verändert, weil die Corona-Krise bedingt, dass physischer Kontakt zwischen den Menschen minimiert werden muss.
In den Unternehmen werden Teams gebildet und Schichten auseinander gezogen, um die Kontaktpunkte so weit es geht zu minimieren. Die Teams bleiben unter sich und sollten keinen physischen Kontakt zu den anderen haben. So soll verhindert werden, dass sich der Virus ausbreitet und bei einem Fall der Infektion einer Person nicht der ganze Betrieb wegen Quarantäne geschlossen werden muss. Das bedeutet aber auch, dass betriebsfremde Personen das Unternehmen möglichst nicht betreten. Oder nur in ausgesprochen unabdingbaren Fällen. Es stellt sich die Frage, was zu diesen absolut notwendigen Fällen zählt. Ist es der Monteur, der die zur Produktion notwendige Maschine repariert? Ich denke: JA! Wie sieht es mit dem Trainer für die Führungskräfte aus, der schon seit Monaten gebucht ist und die Grundlagen für eine gute Kommunikation in den Teams ausbauen soll? Ich denke: Nein. Auch wenn ich aus tiefstem Herzen Trainer und Coach bin und es mir fast Schmerzen bereitet, wenn ich die Mitarbeiter in ihrer Entwicklung nicht begleiten darf. Aber dies geht eben auch anschließend oder über andere Kanäle.Aber wie sieht es mit einem Audit aus? Einem Audit, dass sicherstellt, dass die Zertifizierung des Managementsystems erhalten bleibt und somit an die Kunden weiterhin geliefert werden darf? Viele meiner Kunden benötigen die Zertifizierung unbedingt, um gelisteter und zugelassener Lieferant bleiben zu können. Welche Möglichkeiten können wir nutzen, um diese Voraussetzungen aufrecht zu halten?Im Schutzanzug ins Unternehmen gehen oder gibt es noch eine weitere Möglichkeit? Bereits seit längerer Zeit gibt es offizielle Regeln zur Durchführung von Remote Audits. Zum Beispiel von der DAkkS im Dokument IAF MD 4:2018. Sie könnten somit eine Variante sein, über die es sich lohnt nachzudenken, wenn die Auditierung des Qualitätsmanagement vor der Tür steht.

Was ist ein Remote Audit?

Das sogenannte Remote Audit schafft die Möglichkeit, teilweise oder vielleicht auch komplett aus der Ferne ein Audit durchzuführen. In den bestehenden Richtlinien (IAF MD 4) gibt es die Vorgaben, nicht mehr als 30% der Audits als Remote – Anteil durchzuführen. Höhere Remote – Anteile muss die Zertifizierungsstelle (also zum Bsp. der TÜV Nord) der Akkreditierungsstelle (z.Bsp. die DAaKs) fallbezogen begründen. Dann kann es genehmigt werden. Was bedeutet das jetzt für unsere Situation? Die Unternehmen entscheiden, ob es für sie und ihre Mitarbeiter akzeptabel ist, einen Auditor persönlich in den Betrieb zu lassen. Ja und wenn nicht, dann kann jetzt das Remote Audit helfen.

Welche Voraussetzungen sind nötig?

Damit ein solches Audit erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen natürlich ein paar Dinge vorhanden und geklärt sein. Ohne Akzeptanz und Vertrauen der Mitarbeiter kann es sicherlich nicht funktionieren. Das Vertrauen, dass zum Beispiel keine Aufzeichnungen des Audits erfolgen.

Oder dass ihnen von der technischen Seite her geholfen wird. Die wenigsten werden in der Durchführung von Videokonferenzen geübt sein. Ein Technikcheck ein paar Tage vor dem externen Audit stellt nicht nur die Funktion der Infrastruktur sicher.

Remote Audit - Welche Voraussetzungen sind nötig?

Er sollte auch dafür genutzt werden, um den Mitarbeitern zu zeigen, wie die Technik funktioniert und somit ihre Angst vor dem Unbekannten anzuerkennen und ihnen die Kompetenzerweiterung stressfrei zu ermöglichen. Die Information über diese Dinge ist im Vorfeld unbedingt notwendig.Auf der technischen Seite sollte darauf geachtet werden, dass eine stabile Internetverbindung möglich ist, eine Kamera vorhanden und möglichst ein Headset genutzt werden kann. Hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, auf die relevanten Informationen und Dokumente zuzugreifen und diese über die Videosoftware dem Auditor zeigen zu können? Welche Software kann im Unternehmen dafür genutzt werden und hat der Auditor diese auch zur Verfügung (z.Bsp. TEAMS, Zoom, WebEx)? Es ist also einiges an technischer Abstimmung im Vorfeld notwendig.

Worauf ist noch zu achten?

Des weiteren sollten sie bei der Planung darauf achten, dass nicht zu viele Teilnehmer an der Videokonferenz teilnehmen. Dies sorgt für erhöhten Aufwand der Moderation und ist für den Auditor schwerlich nebenbei zu meistern.Können Auditor und Mitarbeiter ungestört miteinander kommunizieren oder gibt es Störungen im Außenbereich? Am besten sind Telefon und Mail-Programm während der Auditzeit ausgeschaltet.Planen sie genügend Pausen ein. Im „normalen“ vor-Ort-Audit haben sie diese ganz automatisch durch Wechsel der Arbeitsplätze, einen Kaffee zwischendurch und den Gang zur Toilette. Im Remote Audit sollten sie auch immer 5 bis 10 Minuten zwischen den einzelnen Interviewpartnern einplanen.Der Auditor sollte zudem eine hohe Auditorenkompetenz und Auditroutine besitzen. Nur dann kann er die Auditinterviews und die Bedienung der Technik unter einen Hut bekommen.

Die Persönlichen Erfahrungen

Inzwischen habe ich für den TÜV Nord schon ein paar 100% Remote Audits durchgeführt und ich muss sagen, diese waren um einiges anstrengender als die Vor Ort – Varianten. Warum? Eine gute Gesprächsführung ist wesentlich wichtiger für das Gelingen eines Audits, wenn man den Menschen nicht physisch in seiner Nähe hat. Audits sind Prüfungssituationen und der eine oder andere Mitarbeiter hat natürlicherweise seine Probleme mit dieser Situation.

Er ist nervös. Er redet vielleicht zu viel oder sagt überhaupt nichts. Dies ist, wenn man vor Ort ist, wesentlich einfacher aufzulösen. Ich kann dann ganz anders die Ängste und Unsicherheiten auffangen. Als Gesprächseinstieg ist im Arbeitsumfeld des Mitarbeiters schneller ein Anknüpfungspunkt zu finden.

Remote Audit - Die Persönlichen Erfahrungen

Bei einem der durchgeführten Audits hatten die Mitarbeiter zudem keine Kamera. Das heißt, sie konnten mich sehen, ich sie aber nicht. Das war dann die nächste Steigerung der oben geschilderten Situation. Es fehlte mir somit auch noch die Mimik der Mitarbeiter. Ich konnte nicht sehen, ob ich mich verständlich genug ausgedrückt hatte und ob ich anders formulieren musste. Normalerweise sehe ich ganz gut, ob mich jemand verstanden hat oder ob wir aneinander vorbei reden. Aber hier konnte ich mich nur auf die Antworten und die Nuancen der Sprache verlassen. Die Herausforderung war, zu erkennen, ob ich nicht verstanden worden bin, oder ob die gewünschten Unterlagen / Nachweise einfach nicht vorhanden sind.Es war zudem wesentlich schwerer prozessorientiert zu auditieren. Normalerweise verfolge ich einen Prozess komplett durch das Unternehmen. Das war auf Grund der nur eingeschränkten Möglichkeit, die Fertigung zu auditieren, teilweise eine ziemliche Herausforderung. Meiner Meinung nach war dies auch nur möglich, da ich die Unternehmen bereits mehrfach persönlich besucht hatte und somit eine gewisse Kenntnis der Abläufe hatte.

Fazit

Ich denke, Remote Audits werden in Zukunft eine immer größere Rolle spielen, da sie auch zur Schonung der Ressourcen beitragen können (weniger Reisekosten und Hotelübernachtungen). Jedoch denke ich, dass die ursprünglich angedachten max. 30% eine sinnvolle Grenze sind.

Für die reine Dokumentenprüfung, die für bestimmte Normbereiche notwendig ist, ist es eine gute Variante zur Überprüfung des Managementsystems. Es ist allerdings etwas anderes, ob ich ein Unternehmen und seinen Spirit direkt spüren kann, oder nicht. Schließlich sehe ich meine Aufgabe als Auditorin auch darin, den Unternehmen ihre Wachstums- und Verbesserungspotentiale aufzeigen zu können. Und diese kann ich besonders gut im direkten Geschehen und betrieblichen Ablauf erkennen. Also ja zum Remote Audit – im begrenzten Maße.

Remote Audit – muss der Auditor überhaupt noch kommen?