Zeitmangel & Streß reduzieren durch ISO 9001

Petra Wagner

Es klingt erst einmal merkwürdig, dass die Nutzung der ISO 9001 dabei helfen soll, Streß und Zeitmangel zu reduzieren. Ich glaube, wenn man eine Umfrage starten würde mit der Frage „Bedeutet die Einführung der ISO 9001 für sie Zeitersparnis oder erhöhten Aufwand?“, dann würden mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit die meisten Menschen in Europa antworten: erhöhter Aufwand und Zeitmangel. Dabei ist das Ansinnen der Qualitätsnorm ein anderes. Sie soll die Dinge nicht komplizierter machen, sondern für Erleichterung sorgen und unter anderem auch dabei helfen, Zeit zu sparen. Wie kann das gelingen?

Informationen finden statt suchen

Informationen finden

Wer kennt das nicht, heute ist es ganz logisch, wo ich etwas hinlege oder auf dem Computer speichere. Doch wenn ich es etwas später – was durchaus auch länger dauern kann – benötige, dann ist es nicht auffindbar. Die Suche danach kostet einfach zu viel Zeit. Aber nicht weil es weg ist, sondern die damalige Logik doch nicht so klar und sicher war.

Dagegen hilft nur ein systematischer Aufbau von Systemen. Es muss für alle Beteiligten logisch und nachvollziehbar sein, und nicht nur für den einzelnen Menschen. Strukturen müssen zwingend von allen Beteiligten gemeinsam diskutiert und festgelegt werden. Genau hier greifen die Forderungen der ISO 9001!

Kommunikation, Bewusstsein, Wissen und dokumentierte Information sind klassische Schlagwörter aus der Norm. Sie bedeuten aber letztendlich auch nichts anderes als dass jeder genau weiß, wo etwas zu finden ist und nicht ständig fragen muss. Somit kann zusätzlich zur Reduzierung von Zeitmangel erreicht werden, dass nur die richtigen Unterlagen bei bestimmten Themen benutzt werden. Und nicht versehentlich veraltete oder falsche Informationen weitergegeben werden. Also zur richtigen Zeit die richtigen Unterlagen bzw. Informationen am richtigen Ort. Das ist von entscheidender Bedeutung nicht nur bei dem Ansinnen Zeit zu sparen, sondern auch wenn es darum geht, Fehler und Kosten zu reduzieren.

Jeder Mitarbeiter soll sich dessen bewußt sein, dass er mit dafür verantwortlich ist, wie etwas läuft. Er muss erkennen können, welchen Nutzen er persönlich von der Einhaltung der festgelegten Strukturen hat – Stressvermeidung und Reduzierung von Zeitmangel.

Struktur hilft Zeit zu Sparen

Strukturen schaffen

Einmal festgelegte Strukturen und Abläufe helfen auch, dass doppelt durchgeführte Arbeiten vermieden werden. Kein Mensch findet es lustig, wenn eine Arbeit erledigt wird und sich später herausstellt, dass jemand anderes die selbe Arbeit auch erledigt hat!
Doppelte Arbeit, doppelte Zeit und verärgerte Mitarbeiter sind das unweigerliche Ergebnis. Und wenn es ganz schlimm läuft, dann sind auch noch die Arbeitsergebnisse unterschiedlich. Absolut ärgerlich und wirklich vermeidbar.

Klare und für alle verständliche Strukturen und Abläufe sind die Grundlage, dies zu verhindern. Auf „Normendeutsch“ heißt das Prozessbeschreibung. Bei dem Begriff Prozessbeschreibung haben sie sicher einen langen Text vor ihrem geistigen Auge! Aber es geht auch einfach!
Prozessdarstellungen können so gestaltet werden, dass auf einen Blick klar ist, was dazu gehört, welche Arbeiten zu erledigen sind und welche Unterlagen und Informationen notwendig sind. Eine einfache Gestaltung ist von entscheidender Bedeutung, damit die Menschen bereit sind, eine neue Idee anzunehmen. Fragen zu stellen und zur Verfügung gestellte Tipps und Beispiele aufzugreifen.  Hier können sie eine übersichtliche Variante downloaden …….

 

 

Das haben wir immer schon so gemacht

Neue Wege finden

Wenn sie Arbeitsanleitungen entwickelt haben, kann es ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit passieren, dass sie auf wenig Gegenliebe bei den Mitarbeitern stoßen. „Das haben wir immer schon so gemacht.“ ist ein allseits bekannter Ausspruch. Da lässt sich schlecht argumentieren, warum jetzt Änderungen notwendig sind und Probleme bestehen. Wenn sie jedoch darauf achten, dass sie ihre Mitarbeiter in den Entstehungsprozess aktiv einbeziehen und ihre „Sprache“ benutzen, so kann es ihnen sogar passieren, dass ihnen völlig unbekannte Probleme aufgedeckt und somit beseitigt werden können. Die Qualität wird sich verbessern, aktuelle Probleme werden reduziert und Stress wird nachweislich geringer. Jeder Mensch hat das Bedürfnis nach Anerkennung und Mitbestimmung. Nutzen sie dieses Bedürfnis aus, um aus Arbeitnehmern MITarbeiter zu machen! Das sorgt für entspannteres Arbeiten und Effizienzsteigerungen im großen Stil. Und das Problem Zeitmangel reduziert sich von ganz allein.

Fehler = Helfer! (Wussten sie, dass dies ein Anagramm ist?)

Fehler = Helfer

Doch was ist, wenn doch Fehler passieren? Das ist normal und wird immer wieder vorkommen. Wichtig ist jedoch, wie mit diesen Fehlern umgegangen wird. Welche Fehlerkultur herrscht in ihrem Unternehmen? Haben sie eine offene Fehlerkultur und jeder Mitarbeiter darf Fehler zugeben, ohne dass er Angst um seinen Job haben muss?

Ein schönes Beispiel für eine offene Fehlerkultur ist das Nürnberger Hotel Schindlerhof. Hier werden Fehler so betrachtet, dass sie wichtig für die Weiterentwicklung des Hotels sind. Denn nur so kann erkannt werden, wo Verbesserungen notwendig sind. Einen guten Artikel hierzu finden sie unter: www.impulse.de.

Schon Konfuzius hatte erkannt: „Wer einen Fehler gemacht hat und ihn nicht korrigiert, begeht einen zweiten.“ Und Winston Churchill hat treffend bemerkt: „Es ist ein großer Vorteil im Leben, die Fehler, aus denen man lernen kann, möglichst früh zu begehen.“ James Joyce sagt zum gleichen Thema: „Ein Genie macht keine Fehler. Seine Irrtümer sind Tore zu neuen Entdeckungen.“

Zeitmangel und der Einfluss des Umfeldes

Der Einfluss des Umfeldes

Doch wenn sie meinen, jetzt ist alles perfekt, dann muß ich sie leider enttäuschen. Klar definierte Strukturen und Abläufe sind wichtig und müssen auch so gelebt werden. Aber dann „passiert das Leben“ und es kommen Einflussgrößen zum Tragen, die jegliche Planung zunichte machen und die Zeitersparnis gefühlt doch wieder weg ist.

Selbst wenn sie der Meinung sind, jetzt alles betrachtet und mögliche Strategien entwickelt zu haben, dann wird wieder etwas passieren. Neue bisher unbekannte Forderungen der Kunden, Gesetzesänderungen, Wetterkapriolen, rasanter technischer Fortschritt und viele andere Einflussgrößen aus dem Umfeld des Unternehmens kommen zum Tragen und beeinflussen unsere Entscheidungen und Handlungen.

Das heißt, es ist nötig, sich bereits im Vorfeld (also prophylaktisch und voraus denkend) auch mit möglichen Fehlentwicklungen und Veränderungen  auseinander zu setzen.

Chancen & Risiken betrachten zur Reduzierung von Streß

Brücken bauen

In der ISO 9001 sprechen wir von der systematischen Betrachtung von Chancen & Risiken sowie dem PDCA-Zyklus (Plan. Do. Check. Act.). Also bestimmte Szenarien im Vorfeld durchdenken, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten festlegen und in bestimmten Abständen prüfen, ob wirklich alles so funktioniert wie gedacht. Ganz wichtig ist hierbei, dass auf Veränderungen unmittelbar und sofort reagiert wird, denn nur dann kann sichergestellt werden, dass die Strukturen „mitwachsen“ und den neuen Anforderungen entsprechen. Aber vergessen sie nicht, ihre Mitarbeiter bei allen diesen einzelnen Schritten aktiv einzubeziehen. Denn ständige Veränderungen bedingen ständigen Wandel auch bei ihren Mitarbeitern.

 

 

Gemeinsam zum Ziel

Gemeinsam Ziele erreichen

Gemeinsam Lösungen für die täglichen Herausforderungen zu erarbeiten, verhindert dauerhaft Streß und wirkt somit aktiv gegen Zeitmangel. Die ISO 9001 ist für sie ein Wegweiser zu einem bestimmten Ziel. Welchen Weg sie am Ende gehen, entscheiden sie selbst. Das Ziel und die Richtung sind jedoch klar umrissen. Nutzen sie dieses Tool, um für mehr Harmonie in ihrem Unternehmen zu sorgen.

Bilder: © Trueffelpix – de.fotolia.com

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