Was ist eine Auditierung?
Wenn ein Herr im grauen Anzug, mit spitzem Bleistift und Klemmbrett tagelang durch den Betrieb läuft, kleinkarierte Fragen stellt und öfter kritisch die Nase rümpft, dann läuft sicherlich ein Audit – so die klassische Vorstellung. Dabei werden Sie in der Praxis erleben, dass der freundliche Auditor oder die freundliche Auditorin relevant, respektvoll und interessiert beobachtet und fragt. Sie besteht selten auf buchstabengetreuen Zitaten von Arbeitsanweisungen. Sie gibt konstruktive Vorschläge zur Verbesserung des Qualitätsmanagements zum Wohle Ihres Unternehmens. Ihre Aufgabe besteht darin zu überprüfen, ob Ihre Organisation den selbst gesetzten Anforderungen entspricht. Der Ablauf beginnt häufig mit einem Vorgespräch und der Bekanntgabe der Reihenfolge der Auditierung. Anschließend geht der Auditor anhand eines Fragenkatalogs die maßgebenden Bereiche durch und sammelt Dokumente ein. Zuletzt findet ein Abschlussgespräch statt, in dem der Auditor die wichtigsten Beobachtungen und gegebenenfalls Abweichungen von der Norm nennt. Hier zieht er eine Schlussfolgerung über das Audit.
Die Form und Vorgehensweise von Audits sind in der DIN EN ISO 19011 festgelegt. Dieser Standard definiert unabhängig davon, ob Sie ein Qualitäts- oder Energiemanagementsystem auditieren wollen, welchen Anforderungen eine anerkannte Auditierung entsprechen muss. Der Inhalt der Audits wiederum wird von den spezifischen Normen bestimmt. ISO 9001 gilt für Qualitätsmanagementsysteme, ISO 14001 für Umweltmanagementsysteme, ISO 26000 für Soziale Unternehmensverantwortung und so weiter.
Welche Formen der Auditierung gibt es?
Auditierungen sind gängige Werkzeuge, einen Status zu ermitteln oder die Einhaltung von Regeln zu überprüfen. Daher finden sich auch viele verschiedene Arten von Audits. Bei einem Finanzaudit geht es um die ordnungsgemäße, genaue und richtige Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben, die die Basis für das Jahresergebnis eines Unternehmens bilden. Das Complianceaudit untersucht die Einhaltung von Gesetzen und Vorgaben. Dabei kann es um Datenschutz, Regeln von Patientenorganisationen oder Vorgaben von Behörden zum Markteintritt einer ausländischen Firma gehen. Ein Projektaudit hingegen ist eine rein interne Kontrolle des Fortschrittes eines bestimmten Projektes, dessen Meilensteile und Ressourcenverbrauch.
Bei einem Prozessaudit zur Qualitätssicherung geht es darum zu überprüfen, wie stabil der zu prüfende Prozess mit Blick auf die Qualität seines Ergebnisses ist. Ist ein Verfahren störungsanfällig, besteht ein Qualitätsrisiko. Ziel beim Prozessaudit ist es, Verbesserungsansätze entlang der Verfahrenskette zu identifizieren.
Ein Systemaudit hingegen umfasst die Ganzheit der Abläufe. Hier betrachtet der Auditor den allgemeinen Umgang mit der Entwicklung von Prozessen, deren Training, Verbesserung und Überprüfung.
Im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagement im Sinne von DIN EN ISO treffen Sie drei Arten von Auditierungen an:
Das interne Audit führt ein ausgebildeter interner Auditor regelmäßig und planmäßig durch mit dem Zweck der Überprüfung Ihres Managementsystems. Er geht dabei die Aspekte durch, die für die zu auditierende Norm wichtig sind. Beispielsweise wird er für ein Audit des Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 unter anderem Management Review, Mitarbeiterschulung und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess unter die Lupe nehmen. Geht es um die Arbeitssicherheit gemäß ISO 45001, beschäftigt er sich zum Beispiel mit der Aufnahme der Beinahe-Unfälle und dem Sicherheitsrundgang.
Um die Gewährleistung der Standards in der gesamten Lieferkette sicherzustellen, führen Unternehmen Lieferantenaudits durch. Sie fragen und hospitieren an den Produktionsstätten Ihrer Zulieferer. Hier übernehmen Sie Verantwortung dafür, was vor Ihrem unmittelbaren Einflussbereich geschieht. Sie können mitunter positive Veränderungen bewirken, indem Sie Ihren Lieferanten Anforderungen in Bezug auf Prozessqualität oder Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeiter stellen.
Wollen Sie Ihre Konformität mit den gewählten Standards schwarz auf weiß sehen, dann bestellen Sie ein Zertifizierungsaudit bei einer akkreditierten Organisation. Zugelassene externe Auditoren dürfen feststellen, ob Ihr Unternehmen der Norm ausreichend folgt, um eine Zertifizierung zu erhalten. Hier unterscheidet man wiederum verschiedene Formen von Audits.
- In einem Voraudit stellt der Auditor fest, ob Ihr Unternehmen zertifizierungsreif ist.
- Ein Zertifizierungsaudit wird mit Hinblick auf die Zertifizierung nach einer bestimmten Norm durchgeführt. Das entsprechende Regelwerk wird anhand einer Checkliste überprüft.
- Bei einem Überwachungsaudit handelt es sich ebenfalls eine externe Prüfung, bei dem die weitere Entwicklung des jeweiligen Managementsystems jährlich im Auge behalten wird.
- Normalerweise finden aller drei Jahre Wiederholungs- oder Rezertifizierungsaudits statt. Der externe Auditor überprüft, ob weiterhing die Voraussetzungen für die Zertifizierung erfüllt sind, und erneuert gegebenenfalls das Zertifikat.
Was sind die Vorteile einer Auditierung?
Bei einem Audit schaut der interne oder externe Auditor ganzheitlich und von außen auf das gesamte Managementsystem. An den verschiedenen Prozessen, die das ganze System ausmachen, sind viele Personen beteiligt. Diese arbeiten oft an wichtigen Details, können aber selten alle Zusammenhänge überblicken. Das ist auch für Führungskräfte schwierig. Daher bieten Audits eine große Hilfe dabei, in der Helikopterperspektive festzustellen, wie es um das Thema Qualitätsmanagement, Umweltmanagement oder andere bestellt ist.
Darüber hinaus ist eine der wichtigsten Voraussetzungen eines Auditors – intern oder extern – Unbefangenheit. Bei einem Audit schauen also neutrale Augen auf die Umsetzung der gewählten Standards im eigenen Betrieb. Weder eigene Interessen noch eventuelle Zurückhaltung vor einem Vorgesetzten hindern einen Auditor daran, Verbesserungsvorschläge zu machen oder Kritik an der Qualitätssicherung zu äußern. Sie bekommen hier wertvollen Input zur Entwicklung Ihres Unternehmens und seltenes Feedback zu dessen Außenwirkung. Aus diesem Grund kann es in manchen Situationen auch sinnvoll sein, externe Beratung selbst für interne Audits in Anspruch zu nehmen.
