Interne Audits

Das interne Audit – ist das eine Prüfung, wo der strenge Kontrolleur theoretische Fragen stellt und mit spitzem Bleistift auf seinem Klemmbrett fehlerhafte Antworten notiert? Im Qualitätsmanagement sind interne Audits wichtige Checks, die helfen das Managementsystem ständig auf dem Laufenden zu halten und – ja – auch Lücken zu finden.

Ausbildung zum internen Auditor

Sie sollen die Einhaltung von eingeführten Standards überprüfen? Sie sollen zudem die kontinuierliche Verbesserung von Abläufen und Prozessen vorantreiben? 

Dann sollten Sie die Ausbildung zum internen Auditor anstreben.

Was erwartet Sie?

In diesem Training erlernen sie, wie sie diese Forderungen erfüllen können. Was fordert die ISO 9001? Was fordert die ISO 19011? Wie kann eine effiziente Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von internen Audits erfolgen? Welche Softs-Skills müssen sie beherrschen? Unsere praxiserprobten Trainer machen sie fit für ihre betrieblichen Herausforderungen.

Die Ausbildung zum zertifizierten internen Auditor baut auf den Grundlagen der Ausbildung zum QMB auf, die ebenfalls von der ISOfee Akademie angeboten wird.

  • begrenzte Teilnehmeranzahl
  • Durchführungsgarantie

 

Methoden:

  • Vorträge
  • Gruppenarbeit
  • Projektarbeit
  • Erfahrung- und Wissensaustausch

Leistungsumfang

  • 2 – Tages Workshop
  • ausführliche Schulungsunterlagen in gedruckter Form
  • USB-Stick mit digitalen Schulungsunterlagen als e-Book
  • Fotodokumentation der vorgestellten Flipcharts und Workshopergebnisse
  • Verpflegung während der Schulung und in den Pausen inkl. Mittagessen

 

Qualifikationsbescheinigung & Zertifikat

  • personalisierte Qualifikationsbescheinigung für die Teilnahme an der Schulung
  • Zertifikat bei bestandener Prüfung
  • jeweils in Deutsch und Englisch ausgestellt

 

Monatlicher Expertenbrief

Ihr persönlicher Expertenbrief – nur für Teilnehmer der Schulung für nachhaltiges Lernen und persönliche Weiterentwicklung

Informationen

  • 13. - 14.02.2020
    13. - 14.08.2020

  • Melle

  • 970,-- Euro (zzgl. MwSt.)

Ziele des Seminars

  • Vertiefung der Normkenntnisse

  • Methodenkompetenz & Souveränität

  • Praxistaugliche Muster

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein internes Audit?

Regelmäßig die eigenen Prozesse und gesteckte Ziele zu überprüfen, nennt man internes Audit. Dabei stellt der Auditor unter anderem gezielte Fragen zu Ihren Arbeitsabläufen, deren Planung, Durchführung und Dokumentation. Alle Ebenen im Unternehmen sind mal an der Reihe: Diese Befragung findet sowohl bei den ausführenden Mitarbeitern, den Führungskräften als auch den Qualitätsverantwortlichen statt. Der Verantwortliche notiert die verschiedenen Antworten und sammelt relevantes Material ein. Er prüft, ob Sie die Abläufe im Betrieb so durchführen wie beabsichtigt. Es geht weiterhin darum herauszufinden, auf welche Art und Weise kontinuierliche Verbesserungen gewährleistet werden. Das können Sie sich zunutze machen. Denn Optimierung innerhalb des Qualitätsmanagementsystems bedeutet oft auch zufriedenere Kunden und geringere Kosten. Bitten Sie Ihren internen Auditor doch einmal um seine Ideen und Beobachtungen über das reine Audit hinaus – Sie werden staunen, wie viele Anregungen er aus seinem Winkel geben kann.

Ein anderer Teil der ISO 9001-Qualitätsrichtlinien ist die Steuerung und Überprüfung der Prozesse im Unternehmen. Weiß die Unternehmensführung, wie es um die Kundenzufriedenheit, Qualitätskennzahlen und Mitarbeiterproduktivität steht? Untersucht wird, in welchem Umfang die Verantwortung der Führung umgesetzt wird.

Interne Audits müssen nicht tagelange Veranstaltungen im Block sein. Sie können sie in verschiedene Unternehmensbereiche und Termine aufteilen und übers Jahr hinweg durchführen. Im Allgemeinen gilt es, alle Bestandteile der ISO Standards in regelmäßigen Abständen auf ihre Einhaltung zu überprüfen. Dies ist eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Zertifizierung und Re-Zertifizierung im Qualitätsmanagement gemäß ISO 9001.

Wer führt ein internes Audit durch?

Es führt kein Weg daran vorbei: Ein ausgebildeter Auditor muss ein ISO 9001-wirksames, internes Audit durchführen. Intern bedeutet bei dem Begriff nicht, dass die Person in Ihrer Firma angestellt sein muss. Sie können auch einen zertifizierten Auditor aus einer Beratungsfirma oder einem verbundenen Unternehmen um Unterstützung bitten. Oft gibt gerade dies neue Inspiration und Lösungsvorschläge. Ist Ihr Unternehmen momentan zu klein, um eigene Ressourcen auszubilden? Dann kann die externe Lösung sinnvoll sein. Berater von außen sind auch dann zu empfehlen, wenn das Qualitätsmanagement noch im Aufbau ist und die Ausbildung eigener Mitarbeiter aussteht. Im Allgemeinen ist die Ausbildung als „Interner Auditor“ eine nützliche Investition. Sie entwickeln damit nicht nur Ihre Mitarbeiter im Bereich Qualität mit relevantem Wissen fort. Sie holen sich auch neue Kompetenzen ins Haus. Ein interner Auditor muss nicht zur Qualitätsabteilung gehören. Er kann zum Beispiel auch aus der Produktion, dem Einkauf oder dem Kundenservice sein.

Was ist eine Auditcheckliste?

Eine Auditcheckliste ist ein wichtiges Werkzeug des Auditors. Mit der Checkliste auf seinem Klemmbrett (oder moderner auf dem Tablet) geht er im Unternehmen umher. Anhand dieser Liste kann er strukturiert befragen, Material einsammeln und frühere Beobachtungen nachverfolgen. Sie dient auch zur gründlichen und systematischen Vorbereitung. Sie stellt Anforderungen aus dem ISO 9001 Standard und die Umsetzung im Unternehmen gegenüber. Der Auditor notiert hier Beobachtungen, Ergebnisse von Befragungen und Stichproben. Hieraus ergeben sich Nachweise für die Auditfeststellungen. Eine Auditcheckliste enthält:

  • die Unternehmensbereiche, die überprüft werden sollen
  • die Themen, um die sich das Audit dreht – das können alle Abläufe in einer Abteilung sein, aber auch das abgegrenzte Thema Ausbildung über alle Unternehmensbereiche hinweg
  • die relevanten Dokumente (zum Beispiel Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Protokolle von Besprechungen)
  • Ansprechpartner
  • das Datum und die Ergebnisse der letzten Überprüfung in diesem Bereich
  • Platz für eigene Notizen, Antworten der Befragten, Verweise, nachzulesende Dokumente usw.

Führt ein Auditor das interne Audit anhand einer Auditcheckliste durch, kann er es auch zur Nachbereitung und Auswertung nutzen. Feststellungen und Abweichungen treten aufgrund der strukturierten Dokumentation durch die Checkliste deutlicher hervor. Dies hilft beim Erstellen des Auditberichts.

Ist eine Checkliste notwendig?

Wer kann sich schon eine lange Reihe mit Vorgaben, Dokumentennummern und Ergebnissen aus Stichproben merken? Eine Checkliste zu verwenden, ist deshalb vor allem bei umfassenden Audits stark zu empfehlen. Sie ist eine riesige Hilfe bei der Strukturierung. Der ISO 9001 Standard gibt vor, dass solch eine Checkliste bei internen Audits aus den Vorgaben des Management Systems hergeleitet wird. Dabei werden auch andere Dokumente aus dem Unternehmen wie Arbeitsanweisungen, das Qualitätshandbuch usw. herangezogen. Checklisten unterstützen den Auditor beim Planen, der strukturierten Durchführung und dem Auswerten des Audits. Sie kann auch in anderen Bereichen oder späteren Audits mit Anpassungen wiederverwendet werden. Auf diese Weise sparen Sie Arbeitszeit. Achten Sie immer darauf, dass die Liste aktuell und relevant ist.

Wann wird ein internes Audit durchgeführt?

In manchen Unternehmen bekommt man den Eindruck, dass ständig irgendein Audit bevorsteht. Man erkennt es daran, dass alle Kalender gefüllt sind und viele Mitarbeiter kopflos durch die Gänge laufen und Unterschriften einholen. So soll und muss es nicht sein.

Die Norm ISO 9001 gibt nicht dezidiert vor, wie oft interne Audits durchgeführt werden müssen. Eine Daumenregel ist jedoch, dass mindestens einmal pro Jahr ein Systemaudit durchgeführt werden sollte. Ein Systemaudit umfasst alle Teile des Managementsystems. Das Systemaudit muss nicht in einem Stück erfolgen, sondern kann aufgeteilt und über das Jahr hinweg durchgeführt werden. Der für das Auditprogramm Verantwortliche sorgt dafür, dass die Zeitpunkte, Teilnehmer und Inhalte für die Audits festgelegt werden. Ein internes Audit sollte keine Überraschung sein, sondern geplant und angekündigt – nicht zuletzt um wie im ISO 9001-Standard gefordert, nachweisen zu können, dass Audits in geplanten Abständen erfolgen.

Interne Audits sollten integrale Bestandteile des Qualitätsmanagements sein. Arbeiten Sie kontinuierlich an ihnen. Die Feststellungen, Abweichungen und Beobachtungen daraus sind wertvoller Input für die laufende Verbesserung. Es macht in der Regel keinen guten Eindruck auf einen externen Auditor, wenn interne Audits kurze Zeit vor dem angekündigten externen Audit durchgeführt werden.

Muss ein Auditbericht verfasst werden?

Ein Auditbericht dient unter anderem als Dokumentation für ein erfolgreich durchgeführtes Audit. Dies ist ein von externen Auditoren, wie zum Beispiel dem TÜV, geforderter Nachweis. Er zeigt, dass die Anforderungen der ISO Richtlinien eingehalten werden. Daher ist ein Auditbericht unabdingbar. In welcher Form dieser allerdings vorliegen soll, ist dem Verfasser überlassen. Wichtig ist, dass er aussagekräftig ist und die Auditfeststellungen klar benennt. Ein Auditbericht enthält:

  • Ziele und Umfang des Audits und die geltenden Anforderungen
  • Teilnehmer, Termine und Orte des Audits
  • Auditfeststellungen mit den entsprechenden Nachweisen
  • Die Bewertung durch den Auditor, inwieweit die Auditkriterien erfüllt wurden
  • Durch den Auditor erkannte Verbesserungspotenziale
  • Schlussfolgerungen aus dem Audit
  • Dokumente verschiedener Art, als Auditnachweise

Hierbei ist eine wichtige Aufgabe des Verfassers, seine Beobachtungen sachlich zu bewerten. Verfassen und verteilen Sie den Auditbericht schnellstmöglich. Einerseits hilft es Ihnen, sich an bestimmte Details zu erinnern und andererseits ist der Empfänger oft an einer zeitnahen Mitteilung des Ergebnisses interessiert. Inhalt, Techniken und Kommunikation in Auditberichten ist auch Inhalt der Ausbildung zum internen Auditor.

Was beinhaltet die DIN ISO 19011?

Die Norm DIN EN ISO 19011 beinhaltet die Anforderungen zum Auditieren von Managementsystemen. Sie gilt für Qualitätsmanagement wie auch für Systeme zur Arbeitssicherheit, Energiemanagement, Nachhaltigkeit usw. Die Norm DIN EN ISO 19011 ist also immer im Zusammenhang mit anderen Standards anzuwenden. Die Richtlinien werden sowohl für das Durchführen interner als auch externer Audits angewendet. Darin wird auf die Prinzipien des Audits, die Steuerung von Auditprogrammen und den Ablauf von Audits in Managementsystemen eingegangen. Darüber hinaus geben die Richtlinien Aufschluss darüber, wie man die Qualifikationen der am Audit beteiligten Personen prüft. Die hier verankerten Grundregeln sind also unabdingbares Wissen für einen internen Auditor. Sie geben nicht nur Aufschluss über die anzuwendenden Prinzipien bei der Durchführung von eigenen Audits, sondern auch einen Einblick in die Arbeitsvorgaben eines externen Auditors.

Umfassende Leistungen rund ums Audit bietet ISOfee Petra Wagner. Sie steht Ihnen gern auch als konstruktive interne Auditorin zur Verfügung. Die ISOfee berät Sie mit Hinblick auf Ihr Auditprogramm und trainiert Ihre Mitarbeiter, damit sie perfekt auf das externe Audit vorbereitet sind. Petra Wagner begreift ISO als eine Richtlinie, die für Ihr Unternehmen wertvoll sein soll und Prozesse erleichtert.

Ihr Interesse wurde geweckt? Dann melden Sie sich für das Seminar „interne Audits“ an!