Überblick zum Aufbau eines Qualitätmanagementsystems
Sie wollen ein Qualitätsmanagementsystem in Ihrer Organisation einführen? Dann haben Sie eine wichtige und nachhaltige Entscheidung für die Zukunft Ihres Unternehmens getroffen. Ein QM-System hilft Ihnen nicht nur dabei, die eigene Qualität zu verbessern und Ziele zu erreichen. Sie zeigen damit auch Ihren Kunden und Geschäftspartnern, dass man sich auf Sie verlassen kann und Sie ständig daran arbeiten, Ihre Arbeitsweisen, Ihre Produkte und Ihren Service zu verbessern. Das schafft Wettbewerbsvorteile.
Welche Vorkenntnisse sind notwendig?
Der Aufbau eines Systems für Qualitätsmanagement ist eine lehrreiche und interessante Reise mit eigenen, maßgeschneiderten Methoden. Sie können diese Reise von ganz verschiedenen Standpunkten aus beginnen. Ein Qualitätsingenieur mit jahrelanger Erfahrung wird vielleicht einige seiner Denkweisen anpassen müssen. Gleichzeitig kann er aber auf viele Situationen zurückblicken, wo verschiedene Prozesse ausprobiert wurden. Ein Berufseinsteiger ohne Qualitätshintergrund ist möglicherweise offener für eine neue Definition von Qualitätsmanagement, ohne dabei Beispiele aus der Praxis vorweisen zu können. Auf diese Weise bietet das Projekt „Einführung eines QM-Systems“ für ganz verschiedene Profile reiche Gelegenheiten zur Weiterbildung und Weiterentwicklung.
Bei einem Qualitätsmanagementsystem im Sinne der Norm ISO 9001 geht es nicht nur um die Qualitätssicherung einzelner Produkte, Prozesse oder Maschinen. Es handelt sich vielmehr um ein ganzes Managementsystem. Es hat zum Ziel, im Unternehmen Prozesse rund um die ständige Verbesserung auf allen Ebenen zu etablieren. Dass z.Bsp. der Output von Maschine x im nächsten Jahr zu 0,05 Prozent fehlerfrei sein soll – statt 0,1 Prozent in diesem Jahr –, ist nun ein Teil dieses Systems. Qualitätsmanagement stellt sicher, dass die nachweislich sinnvollsten Prozesse eingehalten und regelmäßig überprüft werden. Es stellt auch viele Anforderungen an die Führung, die wichtig für die Unternehmensentwicklung sind. Das QM-System verlangt unter anderem die strukturierte Steuerung der Unternehmensprozesse und eine Verantwortlichkeit gegenüber Kunden, Mitarbeitern, Geschäftspartnern und der Umwelt. In diesem Sinne gibt es kein spezifisches Berufsbild für involvierte Personen. Das Managementsystem betrifft Profile und Verantwortungsbereiche im gesamten Unternehmen.
Muss die Norm gekauft werden?
Grundsätzlich gilt, dass Sie Zugriff auf den jeweils aktuellen Normtext der DIN EN ISO haben müssen. Er ist ein veränderliches Dokument und bildet die Grundlage für Ihr System. Als zertifizierte Organisation sind Sie verpflichtet, sich selbst auf dem Laufenden zu halten und Änderungen innerhalb der genannten Fristen umzusetzen. Oft erhalten Sie den geltenden Text als Teil von Schulungsunterlagen. Bei der Aus- und Weiterbildung als QMB oder Interner Auditor ist die Norm vielmals Teil des Materials.
Warum kostet der Normtext überhaupt Geld? Die international gültigen Standards für Qualitätsmanagement, aber auch für Umwelt- und Energiemanagement oder Arbeitssicherheit werden von der International Organization for Standardization zusammen mit Gesetzgebern, der Industrie, Verbänden und anderen Inputgebern entwickelt. Um diese wichtige Zusammenarbeit aufrecht zu erhalten und weiterhin dafür zu sorgen, dass die internationale Standardisierung gelingt, erhält die ISO einen Teil des Verkaufserlöses. Die Norm gibt Unternehmen auch einen monetären Wert zurück: Erleichterter Marktzugang, Effizienzsteigerung und verbesserte Produktsicherheit sind nur einige der Vorteile aus der Einhaltung des ISO 9001-Standards.
Um sich und Ihr Qualitätsmanagement auf dem Laufenden zu halten, ist es wichtig, dass Sie die jeweils aktuelle Version der ISO-Norm kennen. Der Standard wurde erstmals in Deutschland 1987 herausgegeben. Seitdem hat sich viel getan. Es gibt Alternativen dazu, sich jeweils die neueste Ausgabe zu beschaffen und auf relevante Änderungen durchzuarbeiten: Ein externer QMB (Qualitätsmanagements-Beauftragter) oder Berater, wie die ISOfee Petra Wagner, kennt von Berufs wegen die neuesten Inhalte der ISO-Norm. Diese Partner können oft auch die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter übernehmen. Außerdem gibt es diverse Abonnement-Services, die Sie per E-Mail laufend über Änderungen informieren. Auch manche Innungen, Kammern oder Verbände bieten Ihren Mitgliedern Zugriff auf die jeweils aktuellen Richtlinien, ohne dass Sie zusätzlich dafür bezahlen müssen.
Wann ist es sinnvoll, eine Zertifizierung durchzuführen?
Zuverlässigkeit und Qualität sind die Grundlagen stabiler Kundenbeziehungen. Sie sind wichtige Wettbewerbskriterien geworden und ihre Bedeutung steigt weiter. Mit einer Zertifizierung nach ISO 9001 erwerben Sie eine weitere Qualifizierung und zeigen Ihren Kunden, dass Sie in der Lage sind hohe Anforderungen zu erfüllen. Wer möchte nicht gern mit einem Geschäftspartner zusammenarbeiten, der nachweislich strukturiert und zuverlässig arbeitet? Ein ISO 9001-Zertifikat erspart Ihnen und Ihren Kunden viele detaillierte Fragen zur Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen. Dort, wo der Kunde möglicherweise ein Lieferantenaudit für nötig gehalten hätte, reicht häufig ein aktuelles ISO-Zertifikat.
Auch bei öffentlichen Ausschreibungen gilt ein ISO-Zertifikat als Qualitätssiegel. Die Teilnahme an einer Ausschreibung erfordert häufig eine aufwändige und umfassende Dokumentation – unter anderem über die Sicherheit der Qualität von Service und Produkten des Lieferanten und das Qualitätsmanagement im Allgemeinen. Mit einem ISO-Zertifikat können Sie viele Fragen deutlich einfacher beantworten als ohne. Diesen Sachverhalt gilt es auch zu bedenken, wenn Sie daran zweifeln, ob sich der Aufwand für die Einführung von Qualitätsmanagement lohnt. Die Vorteile sind vielseitig und individuell. Oft rechnet sich die Investition für ein ISO-Zertifikat schon nach wenigen gewonnenen Aufträgen oder durch die Reduzierung von Reklamationen.
Ein weiteres Argument für eine Zertifizierung durch z.B. den TÜV ist die internationale Anerkennung des Standards. Die Anforderungen der DIN EN ISO Norm sind in allen Ländern gleich. Erfüllt Ihr Unternehmen die Erwartungen an das Qualitätsmanagement und wurde es daraufhin extern überprüft und zertifiziert, weiß auch ein Kunde in Übersee, welche Standards bei seinem Lieferanten gelten. Das gibt Sicherheit.
Wie lange dauert die Einführung eines Qualitätsmanagements?
Die Dauer der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems hängt von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens ab. Auch die Entscheidung darüber, ob Sie selbst das komplette Know-how dafür aufbauen wollen, beeinflusst die Länge des Projektdurchlaufes. In jedem Fall ist es empfehlenswert, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Erfahrene Berater wie die ISOfee Petra Wagner, können Ihnen dabei helfen, einen Überblick über die nötigen Bausteine zu bekommen. Darüber hinaus ist es auch möglich, große Teile des Projektes auszulagern. Dies können Punkte wie die Prozessdokumentation, Training, Weiterbildung via Inhouse-Schulungen, interne Audits, die Verantwortlichkeiten des Qualitätsmanagement-Beauftragten usw. sein. Sprechen Sie über Dauer, Preise, Vor- und Nachteile einer Auslagerung im Detail am besten mit einer Fachkraft. Die Entscheidung darüber, was wie schnell in die Praxis umgesetzt werden soll und kann, wird ihnen damit erleichtert.
Welche Vorgehensweise ist sinnvoll?
Auch die Vorgehensweise beim Aufbau des Qualitätsmanagements hängt ganz individuell von Ihrem Unternehmen ab. Einige Anforderungen erfüllen Sie möglicherweise schon, ohne es zu wissen. Bei anderen fehlt vielleicht nur die QM-Dokumentation. Für weitere lohnt es sich eventuell ohnehin einmal im Detail hinzuschauen – da kommt das „ISO-Projekt“ gerade recht. Jede Firma ist verschieden. Auch die Motivation dafür, auf eine ISO 9001-Zertifizierung hinzuarbeiten, kann sehr unterschiedlich sein. In jedem Fall ist es wichtig, die Verantwortlichkeiten für die Einführung von Qualitätsmanagement eindeutig zu verteilen und realistische Fristen zu setzen.
Grundsätzlich sollte der Anstoß dafür, sich mit Qualitätsmanagement zu beschäftigen, von der Unternehmensführung kommen. Die Rückendeckung vom Management ist in der Aufbauphase wichtig, und nimmt mit der laufenden Arbeit im System noch an Bedeutung zu. Je motivierter der Chef, desto einfacher ist es für die Mitarbeiter zu folgen. Die Leitung sollte ein gutes Beispiel für ein gelebtes und in die Praxis umgesetztes QM-System sein, dann wird das Engagement der Kollegen oft nicht lange auf sich warten lassen. Im Allgemeinen ist es die beste Lösung, die Mitarbeiter, die täglich damit zu tun haben, in den Aufbau des Managementsystems intensiv einzubinden. Die Aufgabe eines Projektleiters zur ISO-Einführung sollte nicht darin bestehen, alle Prozessschritte zu erfragen und daraus dann Arbeitsanweisungen, Diagramme und andere Unterlagen zu erstellen.
Vielmehr können die Kollegen einen echten Mehrwert leisten, indem sie von einer Fachperson angeleitet werden, ihre Prozesse sinnvoll eigenständig zu dokumentieren und den Blick für Verbesserungen zu schulen. Ein Hauptbestandteil von Qualitätsmanagement nach ISO 9001 ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, und solch einer lebt von dem Input der ausführenden Kollegen.
Was sind die Grundsätze im Qualitätsmanagement?
Die Norm 9000 beschreibt die gültigen Grundlagen eines erfolgreichen Qualitätsmanagementsystems. Sie finden hier eine entsprechende Übersicht:
- Kundenorientierung und nachhaltiger Erfolg: Kundenerwartungen werden erfüllt und übertroffen. Dies gilt für interne und externe Kunden. Gute Kundenbeziehungen stehen dabei als Faktor für nachhaltigen Geschäftserfolg im Mittelpunkt.
- Führung und Leadership: Führungskräfte agieren als Vorbild und kommunizieren die Qualitätsphilosophie verständlich an alle Mitarbeiter. Die Unternehmensführung überwacht deren Umsetzung und leitet die Angestellten.
- Engagement von Personen: Das Management bezieht die Mitarbeiter mit ein, sorgt für deren Aus- und Weiterbildung und ausreichende Ressourcen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Leistungen und Eigeninitiative werden anerkannt und gefördert, was die Motivation stärkt.
- Prozessorientierter Ansatz: Die Grundlage für ein gutes Endergebnis sind zusammenhängende und aufeinander abgestimmte Abläufe im Unternehmen. Den Schnittstellen wird als potenzielle Fehlerquelle besondere Beachtung geschenkt. Die Prozessplanung ist beim prozessorientierten Ansatz wichtigster Faktor für stabile und gute Ergebnisse.
- Verbesserung (der kontinuierliche Verbesserungsprozess): Zur ständigen Verbesserung der Prozesse, Produkte und Leistungen des Unternehmens bedarf es eines strukturierten Optimierungsprozesses. Erfolgreiche Organisationen entwickeln ihre eigene Vorgehensweise mit Hilfe des PDCA-Zyklus und anderer Core Tools und wenden sie systematisch an.
- Faktengestützte Entscheidungsfindung: Die Qualität von Daten ist sichergestellt. Aus den Daten werden aussagekräftige Kennzahlen berechnet und zur Steuerung der Prozesse verwendet. Subjektive Entscheidungskriterien werden durch Zahlen, Daten und Fakten unterstützt.
- Beziehungsmanagement: Ansprüche von Betroffenen und interessierten Parteien, auch über Kunden und Mitarbeiter hinaus, werden in die Unternehmensführung einbezogen. Wo langfristige Beziehungen wichtig sind, werden deren Anforderungen berücksichtigt.
Welche Rolle hat ein Qualitätsmanagement-Beauftragter?
Ein Qualitätsmanagement-Beauftragter (QMB) hat alle Fäden in der Hand, wenn es um das QM-System im Betrieb geht. Der QMB – intern oder extern – ist der Fachmann oder die Fachfrau für die Unterstützung der Unternehmensleitung bei der Definition und Umsetzung der Qualitätsziele. Er kommuniziert die Qualitätsgrundsätze, unterstützt bei der Bewertung und Weiterentwicklung des QM-Systems. Er sorgt bei Bedarf für die Durchführung von Qualitätsmanagement Seminaren. Je nach Größe und Aufstellung des Unternehmens kann der QMB weitere Aufgaben haben. Eine Möglichkeit kann aber auch sein, einen externen QMB zu beauftragen. Kompetente Berater, wie die ISOfee Petra Wagner, können ebenso gut die Ausbildung der Kollegen und die Durchführung von Audits sichern sowie die Entwicklung des QM-Systems begleiten und vorantreiben.